CONDITIONS GENERALES SÉRÈNDESIGN

Article 1: Dispositions générales

1.1. Par le terme «Sérèndesign» on entend la Scomm Bright Tomorrow, Siège social : Rue de Seressia, 19a à 5380 Pontillas – N° BCE : 1038.265.828 – Tel : 0477/270352  – Email : hello@serendesign.be.

1.2. Par le terme «Client» on entend la personne physique ou morale qui contracte avec Sérèndesign au sujet de produits ou de services à fournir par Sérèndesign. Ces produits ou services à fournir par Sérèndesign sont décrits dans l’offre de Sérèndesign ou dans le bon de commande accepté par Sérèndesign.

1.3. Les contrats négociés par les partenaires ou représentants de Sérèndesign n’acquièrent un caractère ferme qu’après l’envoi par Sérèndesign d’une confirmation de commande confirmant les modalités de l’offre formulée par ces partenaires ou ces représentants.

1.4. Les offres, devis et remises de prix transmises au Client sont valable 30 jours. Passé ce délai, à défaut d’acceptation du Client, Sérèndesign ne sera plus tenu par les conditions et prix mentionnés dans ces offres et devis.

1.5. Sérèndesign se réserve la possibilité d’inclure dans les produits ou services à fournir, une mention commerciale indiquant clairement sa contribution. Sérèndesign se réserve le droit de mentionner sa réalisation pour le Client comme référence dans le cadre de ses démarches de prospection commerciale, de communication externe et de publicité.

Article 2: Prix, facturation et modalités de paiement

2.1. Les prix mentionnés dans les documents de Sérèndesign sont nets, exprimés en euro (€) et s’entendent hors TVA. Les éventuelles redevances et autres taxes ne sont pas incluses. Toutes les taxes actuelles et futures ainsi que tous les prélèvements et coûts additionnels, de quelque nature qu’ils soient sont à charge du Client.

2.2. En cours d’exécution du contrat, Sérèndesign peut adapter ses prix sur la base de la formule de révision des prix figurant dans le contrat, le devis ou ses annexes. A défaut de stipulation contraire, les services concernés par une durée renouvelable feront l’objet d’une indexation automatique tous les 12 mois et seront majorés de 3% par an, à la date anniversaire de l’entrée en vigueur du premier service commandé par le Client. En règle générale, les tarifs de Sérèndesign sont indexés annuellement, le 1^er janvier et ce, selon la formule suivante ou tenant compte du pourcentage suivant : selon la progression de l’index santé du mois de novembre avec un minimum de 3% par année.

2.3. Sauf stipulation contraire écrite, toutes les factures sont payables au grand comptant.

2.4. Les services suivants feront l’objet d’une facture unique annuelle et anticipative à la date anniversaire de l’entrée en vigueur du bon de commande signé par le Client : les outils techniques liés à un site internet, en ce compris les noms de domaine et autres services en hébergement qui seraient commandés à l’avenir.

2.5. Toute facture non payée à l’échéance entraînera l’envoi d’un premier rappel gratuit.

2.6. Après l’envoi du premier rappel laissé sans suite dans un délai de 14 jours calendrier, nous appliquerons l’intérêt au taux directeur majoré de 8 points de pourcentage visé à l’article 5, alinéa 2, de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu’une indemnité forfaitaire d’un montant tel que prévu à l’article XIX, §4, 2° de la loi du 4 mai 2023 (Loi portant insertion du livre XIX « Dettes du consommateur » dans le Code de droit économique).

2.7.  Les frais de mise en demeure pour chaque rappel supplémentaire, qui s’élèvent à 7,50 EUR, majorés des frais d’affranchissement applicables au moment de l’envoi, sont à charge du client.

2.6. Le non-paiement d’une seule facture à son échéance rend exigible de plein droit le solde dû sur toutes les autres factures, même non échues.

2.7. Toute réclamation relative à une facture devra être transmise par écrit huit (8) jours ouvrables maximum après sa réception. À défaut, le Client ne pourra plus contester cette facture.

Article 3: Modalités de livraison et d’exécution du contrat

3.1. Les délais de livraison ne commencent à courir qu’à partir du moment où toutes les informations nécessaires à la bonne exécution de ses prestations sont en possession de Sérèndesign. Le Client s’engage à fournir toutes les informations nécessaires. Tout retard de fourniture d’informations par le Client tout au long du projet aura une répercussion sur le délai final.

3.2. Si le Client fournit lui-même le contenu graphique, ce dernier devra être optimisé aux normes web suivantes : format webp ou jpeg, taille de maximum 300kb par fichier, maximum 1200px pour un banner et maximum 800px pour les autres images, fichier correctement nommé (en rapport avec l’article, sans espace ni caractères spéciaux). A défaut, Sérèndesign se réserve le droit de facturer tout traitement des images afin de les mettre aux normes ci-dessus.

3.3. Si les locaux, l’infrastructure et les collaborateurs du Client ne sont pas accessibles aux périodes prévues dans le planning communiqué, le Client s’expose à une facturation des frais complémentaires directs et indirects de Sérèndesign.

3.4. Le Client s’engage à respecter les dates d’installation, de formation et de test de mise en exploitation convenues avec Sérèndesign. Un report non justifié par un cas de force majeure expose le Client à payer immédiatement le solde dû pour les produits ou services.

3.5. Si, du fait du Client, l’aboutissement du projet est reporté de plus de 3 mois par rapport au planning établi (notamment à cause d’un retard de réception des informations ou validations nécessaires à la réalisation d’un service), Sérèndesign est autorisé à facturer et exiger le paiement des produits livrés et prestations effectuées sans attendre la réception provisoire.

3.6. Les délais de livraison ou de prestation des services seront revus dans le cas où le Client apporte des modifications au projet convenu initialement et acceptées par Sérèndesign. Tout travail spécial ou exécuté en urgence sera planifié en fonction des contraintes de Sérèndesign et facturé en sus de la commande.

3.7. Les produits livrés au Client restent la propriété de Sérèndesign jusqu’au paiement intégral du prix et des taxes. Sérèndesign se réserve le droit de reprendre les produits ou d’interrompre les services, sans mise en demeure, après un non-paiement du solde plus de 3 mois après la facturation. Dans ce cas, Sérèndesign se réserve également le droit de réclamer les dommages et intérêts complémentaires en réparation du préjudice.

3.8. Le Client s’engage, avant la mise en ligne d’un site internet, à procéder à son examen et à l’accepter ou demander des modifications le cas échéant dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception du bon à tirer. A défaut, le site internet sera réputé accepté par le Client. Sérèndesign s’engage à procéder aux modifications demandées par le Client dans un délai raisonnable.

3.9. Les ajouts ultérieurs de contenu, non prévu initialement dans la commande de base, seront facturés en régie au taux horaire de 75 € HTVA.

3.10. Dans le cas où le Client a opté pour l’utilisation autonome d’un CMS, une formation à l’utilisation du CMS est dispensée lors de la remise du projet au Client afin de lui expliquer la procédure à suivre pour le bon fonctionnement du site internet. Une fois la formation dispensée, le Client dispose d’un délai de deux mois pour soumettre des questions liées à l’utilisation du site à Sérèndesign (à hauteur de maximum 1h par mois). Passé ce délai, toutes prestations demandées à Sérèndesign seront facturées en régie au taux horaires de 75 € HTVA.

Article 4 : Annulation de la commande et résiliation anticipée du contrat

4.1. Toute annulation de la commande du fait du Client, donne lieu à une indemnité de 30 % du prix de vente si l’annulation a lieu endéans 15 jours calendrier à partir de la conclusion du contrat ou la signature du bon de commande. Après 15 jours calendrier, une annulation n’est plus possible sans l’accord des deux parties. Les outils techniques (noms de domaine, hébergements) doivent être intégralement payés en toute hypothèse.

4.2. Chaque partie est en droit de résilier le contrat, de plein droit, par une notification adressée à l’autre partie par lettre recommandée, en cas d’inexécution grave d’une de ses obligations contractuelles, notamment si le client est en retard de paiement d’une facture de plus de trois 3 mois. En cas de résiliation du contrat par Sérèndesign aux torts du Client, ce dernier sera redevable à Sérèndesign de dommages et intérêts fixés à 50 % des montants relatifs aux livraisons et prestations qui n’auront pas pu être réalisés, les outils techniques (noms de domaine, hébergements) devant être intégralement payés en toute hypothèse.

Article 5: Responsabilités

5.1. Sérèndesign a une obligation de résultat.

5.2. Sérèndesign garantit que les produits, les logiciels ainsi que les éléments créés pour le Client respectent les droits de propriété intellectuelle de tiers. Le Client confirme que le matériel fourni à Sérèndesign pour l’exécution du contrat n’est pas illégal et ne viole en aucune façon les droits de tiers. Le Client est le seul responsable du contenu des publications dont il demande l’exécution par Sérèndesign. Le Client s’engage, notamment et de manière non limitative, à obtenir les autorisations et à acquitter les droits éventuels sur les textes, photos, illustrations, musiques et en général sur toute œuvre utilisée.

5.3. La remise au Client d’un projet réalisé par Sérèndesign, dessin ou photographie, implique l’engagement de confier à Sérèndesign l’exécution du travail ou, en tout cas, de l’indemniser des frais de recherche occasionnés.

5.4. Sérèndesign décline toute responsabilité en cas d’interruption ou de dégradation de services ou produits causées par un fournisseur utilisé dans le cadre du contrat avec le Client. Ceci concerne notamment l’accès à internet, l’utilisation de logiciels propriétaires ou open source acceptés par le Client dans le cadre du contrat, l’hébergement ou les noms de domaines.

5.5. Sérèndesign réalise des sites modernes incluant les dernières technologies et les plus récentes normes de sécurité. Les sites actuels, de par leur technologie et les normes de sécurité, ne sont plus obligatoirement supportés par les anciens navigateurs comme Internet Explorer. C’est le cas des sites développés par Sérèndesign qui donneront des résultats optimaux sur les navigateurs actuels comme Chrome, Safari ou Edge mais ne peut le garantir sur des navigateurs obsolètes.

5.6. Sérèndesign décline toute responsabilité sur des interruptions ou disfonctionnements de services (notamment les plugins sur WordPress) dus à une modification de la configuration de ceux-ci afin d’en améliorer les performances ou à la non-mise à jour de ceux-ci.

5.7. Sérèndesign décline toute responsabilité en cas de perte de données causée par un fournisseur (Ex.: accès à Internet, hébergement, informatique interne).

5.8. Le Client est seul responsable de l’utilisation et de l’exploitation des services fournis par Sérèndesign.

5.9. Les modifications qui devraient être apportées au produit livré, au matériel, aux programmes, aux systèmes, etc. à la suite de modifications aux lois, décrets, arrêtés royaux, dispositions réglementaires et autres dispositions des autorités publiques seront à charge du Client. Ceci sera également le cas lorsque les modifications devront être apportées à la suite d’une faute, d’une erreur ou une omission ou d’une imprécision dans les documents émanant du Client.

5.10. Sérèndesign ne pourra être tenue pour responsable de tout préjudice financier ou commercial subi par le Client tels que le manque à gagner, augmentation de frais généraux, perturbation de planning, perte de profit, de clientèle ou d’économie escomptée, etc.

5.11. Sérèndesign ne pourra être tenue pour responsable de la conformité des produits aux différentes législations relatives notamment au droit économique et au RGPD. Il appartient au Client de s’assurer que ses produits et sites internet ainsi que les documents et informations publiés sur ces sites sont en permanence conformes à la législation en vigueur.

5.12. Quelle que soit la gravité de sa faute, hormis la faute lourde et le dol, la responsabilité de Sérèndesign est limitée à la réparation des dommages directs réellement subis et dûment établis, le tout sous réserve de la responsabilité de l’éventuel fabricant ou fournisseur concerné.

5.13. Lorsque la prestation de services est terminée, Sérèndesign ne peut être tenue responsable d’aucun dommage ou dégât encourus par le Client à la suite de modifications apportées à la prestation de services par le Client ou un utilisateur Internet ou n’importe qui en dehors du personnel de Sérèndesign.

Article 6: Droits de Propriété

6.1. Le Client reste propriétaire de tous les éléments fournis à Sérèndesign pour l’accomplissement du projet. Par conséquent, il reste seul responsable du contenu.

6.2. Le Client est toujours censé avoir acquis les droits de reproduction des media qu’il donne à reproduire à Sérèndesign qui exécute les commandes reçues sous la seule responsabilité de ses clients.

6.3. Sauf convention contraire dans les documents contractuels, tout code informatique écrit en vue d’être utilisé par le Client restera la propriété de Sérèndesign.

6.4. Dans le cadre d’un CMS Open-Source tel que Prestashop, Joomla, Drupal, WordPress, le client sera considéré comme seul et plein propriétaire du site internet à condition que toutes les factures relatives à la prestation des services commandés aient été intégralement payées.

6.5. Aucun des produits ou services développés par Sérèndesign pour le Client ne peut être dupliqué de quelque manière que ce soit. Toute duplication occasionnera une facturation équivalente à celle du développement complet du service ou du produit ainsi mis en œuvre par le Client. Si le produit ou le développement est copié de manière illicite sur le serveur ou sur son support, le Client en prendra la responsabilité et les conséquences seront équivalentes sur la facturation.

6.6. Les applications créées par Sérèndesign ne sont pas vendues au Client. Seule une licence d’utilisation, dont les termes seront décrits dans le contrat de licence, lui est accordée.

Article 7: Confidentialité

7.1. Les applications et les documentations créées par Sérèndesign sont protégées par la législation concernant le droit d’auteur, le droit intellectuel concernant les programmes d’ordinateur et en général par la législation relative à la propriété intellectuelle. Ces droits appartiennent à Sérèndesign.

7.2. Les informations fournies par Sérèndesign dans le cadre d’un projet (ex.: pré-études, offres de prix, structures filaires, documents divers, chartes graphiques) restent strictement confidentielles. Elles sont destinées à un usage exclusif du Client.

Article 8: Respect de la vie privée et données personnelles

8.1. Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement des données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27/04/2016 (RGPD).

8.2. Sérèndesign collecte et traite les données d’identité et les coordonnées reçues du client et toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution de la commande, la comptabilité et les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales relatives à Sérèndesign. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le consentement du client, le respect d’obligations légales et réglementaires et/ou l’intérêt légitime.

8.3. Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de TVA. Ces données seront traitées conformément aux dispositions du règlement général de la protection des données et ne seront transmises qu’aux sous-traitants, aux destinataires et/ou aux tiers pour autant que nécessaire dans le cadre des finalités précitées pour ledit traitement.

8.4. Le client est responsable de l’exactitude et de la tenue à jour des données à caractère personnel qu’il fournit et s’engage à respecter strictement les dispositions du règlement général de la protection des données à l’égard des personnes dont il a transmis les données à caractère personnel, ainsi que concernant toutes les données à caractère personnel possibles qu’il pourrait recevoir de ses clients.

8.5. Les données à caractère personnel sont conservées et traitées pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) avec un maximum de 10 ans, sauf consentement quant à une prolongation de ce délai. Les données des clients seront, dans tous les cas, retirées des systèmes de Sérèndesign pour le 31 décembre de la dixième année suivant l’expiration du contrat, à moins que le client ait marqué son consentement à la conservation de ses données, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que Sérèndesign est tenu de garder pendant plus longtemps sur la base d’une législation spécifique. 

8.6. Conformément à et selon les conditions de la législation belge relative à la protection des données et les dispositions du règlement général de la protection des données, le Client est informé qu’il dispose des droits suivants :  

Droit d’accès : le client a le droit de demander à tout moment si ses données ont été collectées, durant combien de temps et dans quel but.

Droit de rectification : le client a le droit de demander que ses données fausses ou incomplètes soient corrigées ou complétées à tout moment sur simple demande.

Droit à la limitation du traitement : le client peut demander une limitation du traitement de ses données. Cela signifie que les données en question doivent être « marquées » dans le système informatique et qu’elles ne peuvent plus être utilisées pendant un certain laps de temps.

Droit à l’effacement des données (‘droit à l’oubli’) : Sous réserve des exceptions prévues par la loi, le Client a le droit d’exiger que ses données soient effacées. Si le Client souhaite désactiver la possibilité de procéder à l’utilisation de ses données personnelles.

Droit à la portabilité des données : le Client peut demander que ses données lui soient transmises dans un « format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ».

Droit de réclamation : le Client peut introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données.

8.7. Sérèndesign s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles garantissant un niveau de sécurité adéquat pour protéger la confidentialité des données. Nous notifions au client toute violation de données à caractère personnel dont il a connaissance.

Article 9 : Conditions spécifiques pour la sous-traitance du traitement des données personnelles

9.1. Les présentes conditions spécifiques ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles Sérèndesign s’engage, en qualité de sous-traitant au sens du RGPD à effectuer pour le comte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel. Sérèndesign est autorisé à traiter pour le compte du client, responsable du traitement, les données à caractère personnel nécessaires pour fournir les services commandés.

9.2. Sérèndesign s’engage à : (1) traiter les données uniquement pour la ou les seules finalités qui fait/font l’objet de la sous-traitance ; (2) traiter les données conformément aux instructions documentées du client ; (3) informer immédiatement le client si ces instructions constitue une violation du droit relatif à la protection des données ; (4) garantir la confidentialité des données traitées ; (5) veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à respecter la confidentialité et reçoivent une formation nécessaire en matière de protection des données ; (6) prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

9.3. Sérèndesign peut faire appel à un autre sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifiques. Il informe préalablement et par écrit le client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants.

9.4. Il appartient au client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

9.5. Dans la mesure du possible, Sérèndesign aidera le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, doit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, etc.

Sérèndesign aide le client pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données.

9.6. Sérèndesign s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles garantissant un niveau de sécurité adéquat pour protéger la confidentialité des données. Sérèndesign notifie au client toute violation de données à caractère personnel dont il a connaissance.

9.7. Au terme de la prestation de services relatifs au traitement des données, Sérèndesign s’engage, au choix du client, à détruire les données ou à lui renvoyer.

9.8. Sérèndesign s’engage à tenir un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du client.

9.9. Sérèndesign met à la disposition du Client, la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le client et contribuer à ces audits.

9.10. Le Client, en sa qualité de responsable du traitement, s’engage à (1) fournir à Sérèndesign les données qui font l’objet du traitement ; (2) documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par Sérèndesign ; (3) veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part de Sérèndesign ; (4) superviser le traitement, y compris, si cela s’avère nécessaire, réaliser les audits et les inspections auprès de Sérèndesign.

Article 10 : Durée et résiliation

10.1. Lorsque le Client opte pour une durée déterminée non renouvelable, le contrat et les prestations y afférentes ne pourront être poursuivis que de l’accord des deux parties et dans les conditions définies à ce moment par elles. Si le Client décide d’arrêter le contrat anticipativement, il sera redevable d’une indemnité égale à 60% de toutes les factures mensuelles HTVA qui auraient dû être émises jusqu’à l’échéance du contrat.

10.2. Lorsque le client opte pour une durée renouvelable, notamment dans le cadre d’un contrat de maintenance d’un site internet, le contrat sera automatiquement reconduit, après sa première échéance initiale mentionnée dans le bon de commande, pour des périodes successives de 12 mois à moins qu’une des parties ne notifie à l’autre partie, (3) trois mois avant l’échéance, sa volonté de mettre fin au contrat à son échéance, par lettre recommandée. Le Client pourra cependant mettre fin à certains services spécifiques de la même manière que ci-dessus (notification d’un préavis de trois mois au moins avant l’échéance du contrat), sauf en ce qui concerne le cas suivant dont la fin entraînera l’arrêt de tous les services en cours : l’arrêt par le Client de tous les outils techniques commandés et dont le descriptif a été remis au client et fait partie du contrat (en ce compris les noms de domaines et autres services en hébergement). En cas de résiliation partielle du contrat, le préavis mentionnera de façon précise le(s) fourniture(s) concernée(s) et les modalité(s). Sans une telle spécification précise le préavis concernera l’ensemble des services faisant l’objet du contrat.

10.3. La réactivation d’un contrat de services en outils techniques est facturée avec un minimum forfaitaire de € 125,00 qui ne comprend pas la redevance du service souhaité.

10.4. En cas de résiliation par le Client sans respecter les dispositions de l’article 10.2, le contrat ou les services expressément visés par le Client seront poursuivis jusqu’à leur échéance renouvelée, à moins que le Client ne souhaite arrêter anticipativement le contrat ou les services soit à l’échéance initiale non renouvelée soit immédiatement.

Si le Client annule ou notifie sa volonté de ne pas renouveler le contrat dans les trois mois qui précède l’échéance du contrat, le Client devra payer une indemnité égale à 60% du montant HTVA de toutes les factures qui auraient dû être émises depuis la rupture du contrat jusqu’à l’échéance prévue.

Article 11: Force majeure

11.1. Chacune des parties sera en droit de suspendre l’exécution de ses obligations au titre du contrat, dans la mesure où cette exécution est empêchée ou rendue déraisonnablement onéreuse du fait des circonstances suivantes: conflits de travail et tout autre circonstance extérieure au contrôle de chaque partie tels que: incendie, guerre, pandémie, mobilisation générale, insurrection, réquisition, saisie, embargo, restrictions d’énergie et défauts ou retard dans les livraisons de sous-traitants provoquées par de telles circonstances.

Article 12 : Juridiction compétente et droit applicable

12.1. La loi belge est seule applicable.

12.2. Tous différends découlant du contrat ou en relation avec celui-ci, seront tranchés définitivement et exclusivement par le tribunal de l’entreprise de Liège – division Namur.